In meiner täglichen Praxis sehe ich immer häufiger, dass Versicherungsunternehmen eine neue Art von Minimalismus entdeckt haben.
Neben fehlenden Angaben zum Sachbearbeiter – häufig heißt es nur noch „Ihr Schadensteam“ – ist auch sonst die Tendenz zu weitestgehender Anonymisierung der Unfallschadensabwicklung zu erkennen.
Ordentlich unterschrieben mit Vor- und Zunamen sind die Schreiben von Kfz-Haftpflichtversicherern schon lange nicht mehr.
Es kommt deshalb auch immer öfter vor, dass selbst Gerichte nicht in der Lage sind, der verklagten Versicherungsgesellschaft die Klage zuzustellen. Die Zustellung einer Klage unter einer Postfachadresse ist nämlich nicht möglich.
Genauso wenig ist es möglich, der Generali Versicherung AG, Servicecenter, Postfach, Berlin eine Klage zuzustellen.
Ich habe mich deshalb einmal kundig gemacht, welche Pflichtangaben ein Geschäftsbrief enthalten muss.
Demnach muss eine Aktiengesellschaft auf ihren Geschäftsbriefen folgende Angaben machen:
– den vollständigen Firmennamen in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut;
– die Rechtsform der Gesellschaft,
– den Sitz der Gesellschaft,
– das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Handelsregisternummer;
– alle Vorstandsmitglieder sowie den Vorsitzenden des Aufsichtsrates mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen. Der Vorsitzende des Vorstandes muss als Vorstandsvorsitzender bezeichnet werden.
Falls sich die Gesellschaft in Abwicklung befindet ist ein entsprechender Hinweis hierzu notwendig.
Wird das Kapital der Gesellschaft auf den Geschäftsbriefen angegeben (nicht zwingend erforderlich), muss das Grundkapital angegeben werden. Ferner muss der Gesamtbetrag der noch ausstehenden Einlagen angegeben werden, wenn auf die Aktien der Nennbetrag oder der höhere Ausgabebetrag noch nicht vollständig eingezahlt ist.
Befindet sich die Aktiengesellschaft in Liquidation, muss darauf hingewiesen werden mit Benennung aller Abwickler und des Vorsitzenden des Aufsichtsrates.
Zu der grafischen Darstellung der Geschäftspapiere gibt es keine Bestimmung, d. h. die Größe, die Reihenfolge und der Ort der Pflichtangaben kann frei gewählt werden.
In den meisten Fällen erscheinen die oben genannten Pflichtangaben in der Fußzeile.
Zusätzliche Angaben sind jederzeit zulässig. Es ist in diesem Sinne empfehlenswert, neben der genauen Anschrift auch eine
– Telefon- und Telefaxnummer sowie
– eine E-Mail-Adresse und
– die Bankverbindung des Unternehmens anzugeben.
Die Angabe einer Homepage ist ebenfalls hilfreich.
Bei Verstoß gegen die gesetzlichen Vorschriften kann das Registergericht ein Zwangsgeld bis zu 5.000,00 € festsetzen.
Als Geschäftsbriefe im Sinne der vorgenannten Ausführungen gelten in der Regel
– der gesamte externe Schriftverkehr, d. h. jede schriftliche Mitteilung an einen oder mehrere Empfänger außerhalb des Unternehmens,
– alle Nachrichten, die mit Hilfe neuer Telekommunikationssysteme übermittelt werden und beim Empfänger in Schriftform, d. h. als Papier oder auf dem Bildschirm ankommen. Dies betrifft insbesondere geschäftliche E-Mails.
Für die Aktiengesellschaft ist das insbesondere geregelt in § 80 AktienG. Für die GmbH folgt die Regelung aus § 35 a GmbHG. Für Handelsgesellschaften folgt dies aus §§ 37 a, 125 a, 177 a HGB und für die Gewerbetreibenden aus § 15 b der Gewerbeordnung sowie für die Genossenschaften aus § 25 a GenossenschaftsG.
Alle sollten im Ergebnis ein Auge nicht nur auf die eigenen sondern auch die Geschäftsbriefe fremder Unternehmen haben.
Es steht jedem frei, Verstöße zur Meldung bzw. zur Anzeige zu bringen.
Mitgeteilt von Peter Pan im März 2009